El día de la boda nos decimos una y otra vez … “no queda nada” o “vamos a comenzar ”, pero la expresión que más anhelamos es … “todo salió perfecto” al finalizar. Para que eso no sea una ilusión sino una realidad, nos aseguramos durante la organización, de realizar unos timming muy detallados. Los novios, proveedores y nosotras mismas debemos saber lo que va a pasar momento a momento para que no falle nada.
Pero el gran día, ¿qué hacemos las wedding planner para que sea una boda perfecta?:
- Nos encargamos de que todo transcurra como planificamos. La wedding planner y su equipo está pendiente de que todo lo planificado, se vaya cumpliendo punto por punto para que los novios no se preocupen de nada. Por ejemplo; colocar los asientos reservados para la familia, ocuparse de poner los abanicos o programas en el lugar de la ceremonia, cerciorarse de que la decoración floral llega completa y se ubica según lo planeado, verificar que los músicos llegan a tiempo a la boda y que tienen todo lo que necesitan, comprobar que el seating se corresponde con los puestos en las mesas, asegurarse de que la decoración y números de las mesas están perfectas, revisar que todos los camareros están perfectamente vestidos, comprobar que en las mesas el menaje están limpios y los manteles bien colocados, distribuir los dulces y el tabaco en las mesas correspondientes, repasar con el DJ el sonido y la música que sonará en la zona del baile son los elegidos por los novios, comprobar que la tarta llegó y ponerle los novios de la tarta, revisar las mesas de los niños, repasar con el maitre las necesidades especiales de algún comensal, revisar los cuartos de baño de señoras y caballeros, ayudar al fotógrafo a organizar los grupos de fotos que tenemos en el listado … .Y sobre todo, colaborar con los compañeros de restauración en todo lo que podamos ya que a ellos no siempre les es posible abarcar todas las peticiones de los invitados.
- Nos ocupamos de que se cumpla el timing de la boda. Precisamente por la cantidad de personas y acciones que intervienen en una boda, que se celebra durante un tiempo limitado, es imprescindible que todo suceda cuándo debe. Para ello hay que elaborar un timing en el que se especifique claramente el qué, el quién y, sobre todo, el cuándo. Todas las cosas que ocurren en la boda están conectadas, por lo que es importante que sigan un orden, si no se quieren resultados poco agradables, claro está. Por ejemplo, si la novia llega muy tarde a la boda, la ceremonia puede sufrir las consecuencias … acortarse o acelerarse. O si los novios llegan tarde al banquete, pongamos por caso, por una sesión fotográfica post boda eterna, la comida o la cena se retrasará. Y ese tipo de demoras suele redundar en que los invitados se incomodan, la calidad de la comida (que no se ha servido a su hora) se resiente, el DJ puede tener otro compromiso después y se verá obligado a acortar su actuación … etc. Y para eso está la wedding planner de la boda, para que el timing se cumpla a rajatabla y evitar dicho retraso.
- Coordinamos el protocolo de la boda. La wedding planner y su equipo se ocuparán de que, en caso de que lo desees, se reserven algunos asientos de la primera fila para los invitados más cercanos. También se encargará de ayudaros con el orden de entrada y salida del cortejo nupcial o de que los asistentes que vayan a leer en la ceremonia lo hagan según el guión. Otra de sus labores es invitar a los asistentes a que entren en el lugar donde se celebre la ceremonia, porque suelen remolonear para ver llegar a la novia y ésta debe entrar con su padrino, así que por respecto al acto que se va a celebrar … todos sentados. En caso de que los invitados vayan a desplazarse en autocar desde el lugar de la ceremonia al del banquete, también se ocupará de reunirlos y de que vayan subiendo a él, para no demorar la llegada a la comida o la cena. Y, por supuesto, ayudará a los invitados a que encuentren sus sitios en el salón de bodas. Por muy bien elaborado que esté el panel donde se muestre el seating de la boda, siempre es de agradecer que una persona pueda resolver dudas o acompañar a las personas más mayores a sus asientos.
- Supervisamos los traslados de los invitados. Otra de las tareas importantes es ocuparse de que los invitados puedan llegar o marcharse sin dificultades de los distintos lugares donde se celebre la boda. Si se alquila un autocar para trasladar a los invitados, la wedding planner se encargará de que se recoja a todos los invitados según el plan preestablecido y de que se llegue a tiempo a la ceremonia y al banquete. También se ocupará de que el autocar se lleve de vuelta a los invitados según los turnos que se hayan marcado de antemano. En caso de que los invitados vayan con su propio vehículo, se ocupará de facilitar instrucciones si los invitados se pierden o de informar de los lugares donde se puede aparcar. Aunque estos datos deberían estar en el plano que se envía con la invitación, siempre puede surgir alguna duda de última hora. Y si hay invitados que necesiten un taxi para desplazarse, se encargará de llamar a tantos como sean necesarios con tiempo suficiente.
- Nos encargamos de los pagos a los proveedores. Otra de las funciones que puede realizar la wedding planner, es realizar los pagos a los proveedores que los novios estimen oportuno. Aunque la mayoría de esos proveedores habrán cobrado ya por adelantado o, en caso de que quede algún pago pendiente, lo cobrarán mediante transferencia; hay algunos profesionales que prefieren cobrar en efectivo ese mismo día al terminar su trabajo. Para que los novios no tengan que encargarse de esa tarea, pueden facilitarle sobres con dinero en efectivo o cheques, que luego entregará a los proveedores, después de hacerles firmar un recibo (que luego dará a los novios) y pedirles la correspondiente factura.
- Recogemos los objetos y detalles que los novios quieran llevarse. Algo muy habitual en las bodas es olvidarse de retirar ciertos recuerdos y detalles de la decoración, que luego se acaban perdiendo. Por ejemplo, el programa, algún detalle de la decoración del pasillo nupcial, las tarjetas del seating, las letras de Mr. & Mrs. de la mesa nupcial, los objetos decorativos que habéis comprado para la ceremonia, las copas del brindis, el libro de firmas, el can can del vestido de la novia, el velo … todas esas cosas, no se suelen recoger el día de la boda y se acaban perdiendo, y esta es una de las tareas que realiza la wedding planner. Se entrega después de la boda en una caja con todos esos detalles y recuerdos, que tanta ilusión hace conservar o se la da a un familiar cercano todo ordenado.
- Solucionamos los problemas que puedan surgir, sin que sea necesario molestar a los novios. No nos vamos a engañar, por muy bien planificada que esté una boda, pueden surgir imprevistos y problemas. Una persona acostumbrada a organizar y coordinar bodas como la wedding planner, tiene en la manga varios ases para solucionar (casi) todo lo que pueda surgir, porque está acostumbrada a lidiar con todo tipo de sorpresas de última hora. De hecho, si realiza su trabajo con profesionalidad, para vosotros y para los invitados la boda irá como la seda, aunque haya ocurrido una verdadera hecatombe. Si los problemas, por muy grandes que sean, se detectan a tiempo y se solucionan correctamente, nadie ajeno a la organización debería percibirlos siquiera.
- Aportamos tranquilidad. Saber que hay un equipo de personas velando porque la boda sea perfecta, es un plus de tranquilidad para vosotros dos, que os podréis dedicar a lo importante: a disfrutar de un día tan especial como vuestra boda.
Os dejamos con un timing de ejemplo para que podáis ver lo que se vive el día de la boda:
